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Communiqués de presse

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Qualiac simplifie la gestion des notes de frais

Qualiac intègre un nouveau module de gestion des déplacements et des frais professionnels à son ERP

Qualiac, éditeur français d’ERP, continue de développer son offre pour la gestion de la chaîne des dépenses en commercialisant à partir d’octobre un nouveau module : Qualiac Déplacements et Frais Professionnels.

Ce module, totalement intégré à l’ERP Qualiac, permet de gérer les frais en temps réel et bénéficie de fait des données du progiciel pour une gestion optimisée des dépenses. Disponible en RIA Web 2.0 (Rich Internet Application), ce nouvel outil bénéficie de la souplesse de personnalisation du noyau Qualiac, pour une utilisation adaptée en fonction du secteur d’activité et des besoins des clients.

Un module hautement paramétrable

L’intégration de Qualiac Déplacements et Frais Professionnels à l’ERP Qualiac permet le partage des données communes telles que les destinations et natures comptables, budgétaires et analytiques, les tiers (clients, fournisseurs, collaborateur …), les gestionnaires et les intervenants, les codes projets… Le module assure donc une gestion précise en lien avec autres modules :

  • Qualiac Finances pour la comptabilisation des frais et des paiements (dès octobre 2012) en temps réel, sans interface,
  • Qualiac Achats,
  • Qualiac Temps et Activités (GTA) pour la saisie automatique des temps dans ce module,
  • Qualiac Projets (dans un deuxième temps).

S’appuyant sur le moteur de Workflow Qualiac WIM (Workflow Information Management), Qualiac Déplacements et Frais Professionnels permet de personnaliser les processus afin de s’adapter aux différents cas d’utilisation possibles et de gérer les différentes typologies de dépenses. Le module est livré avec des natures de dépenses pré-paramétrées, avec la possibilité d’en ajouter d’autres, de façon illimitée. Il est également possible de personnaliser facilement les écrans (ajout graphique et intuitif de champs et d’informations) et de créer différents flux de validation selon les types de dépenses, les services bénéficiaires ou tout autre besoin : il est par exemple possible de choisir de saisir les notes de frais au fil de l’eau ou de les programmer de manière récurrente, gérer la TVA en lien avec Qualiac Finances, programmer des paiements automatiques...

Des fonctionnalités complètes

Qualiac Déplacements et Frais Professionnels permet de saisir des notes de frais pour un ou plusieurs utilisateurs (par délégation), selon des règles de confidentialité et de validation prédéfinies. L’outil intègre par ailleurs tous les cas de frais possibles : forfaits, barèmes kilométriques, plafonds de remboursement, remboursement au réel, etc. Le niveau de détail des missions sur la ligne de frais est poussé au maximum afin de disposer de l’ensemble des éléments pour justifier les dépenses : cadre, client/fournisseur, projets, invités internes ou externes…

Pour les demandes de voyages, il est possible de pré-remplir la note de frais en amont, en vue d’estimer le coût du déplacement. Dans une version ultérieure du module, la demande pourra ensuite être éclatée selon la destination des frais, être transformée en commandes d’achats et intègrera les données des sites de voyagistes par « punch-out ».

Qualiac Déplacements et Frais Professionnels bénéficie des fonctions GED de l’ERP permettant d’associer les justificatifs aux notes de frais, pour une gestion dématérialisée des documents.

De nombreuses évolutions prévues sur les prochains mois

Qualiac prévoit de faire rapidement évoluer ce nouveau module afin de l’adapter au mieux aux besoins des entreprises. Ainsi, un accès mobile sur smartphone et tablette sera rapidement disponible, pour la consultation, la saisie et l’intégration de justificatifs au format photo. Les valideurs pourront également approuver la note de frais et les dépenses directement par mail.

D’autres fonctionnalités comme l’intégration des cartes affaires, le décompte des tickets restaurants ou le contrôle des invitations croisées seront intégrées prochainement.

« Grâce à la technologie RIA, les possibilités offertes par Qualiac Déplacements et Frais Professionnels sont larges et offrent aux entreprises des outils personnalisables et paramétrables, conçus pour s’adapter au mieux à leurs besoins. La souplesse qu’apporte ce nouveau module permet de répondre à tous les secteurs d’activités, des PME aux administrations, en passant par les ONG ou les industriels », souligne Guillaume Pancin, Responsable Produits chez Qualiac.

 

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